La atención telefónica de la clínica dental suele ser uno de los elementos más descuidados en una clínica. Pero, ¿Sabías que puede ser una clave de diferenciación? ¿En qué está fallando la atención telefónica de mi clínica dental?
La atención al teléfono marca inevitablemente una primera impresión que el paciente se llevará de nosotros antes de pisar la clínica. Por ello es importante que sea excelente, en todo momento. De lo contrario el paciente vendrá a la consulta con una predisposición negativa, fruto del trato poco profesional que ha recibido al teléfono.
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Los 4 errores en la atención telefónica de la clínica dental
A continuación detallamos algunos de los aspectos más importantes en los que las clínicas fallan al atender a sus pacientes.
1. ¿Tus pacientes saben con quién están hablando?
Es muy habitual descolgar el teléfono y preguntarle al paciente directamente qué necesita, como mucho acompañado de un “buenos días”. Esto hace que el paciente no note ninguna diferencia cuando llama a nuestra clínica u otros sitios para solicitar información. ¿Cómo diferenciarnos? Ofreciendo un trato personalizado al teléfono, que empieza por presentarnos. Nada más descolgar, es fundamental saludar al paciente con fórmulas simples como el nombre de la clínica y la persona que está hablando. No olvides preguntar al paciente de forma amable su nombre y en qué podemos ayudarle.
Un consejo: cuanto menor sea la espera del paciente, mejor predisposición tendrá durante toda la llamada.
2. Y tú, ¿Sabes por qué te llaman?
Otro error común en la atención telefónica al paciente es no preguntarle qué problema tiene exactamente, cuánto tiempo hace que no visita un odontólogo o cómo nos ha conocido… Son preguntas que nos ofrecen una información esencial de nuestro futuro paciente. Además, conseguiremos sienta que tenemos interés, y contaremos con esa información como ventaja para ofrecer un trato más personalizado cuando acuda a la clínica.
3. Gestión de las citas telefónicas
En muchos casos las visitas o citas se conciertan por teléfono. Es fundamental saber gestionar estas visitas para evitar la saturación de la agenda. Ya hemos conseguido que el paciente se lleve una buena impresión por teléfono, que no decaiga cuando llegue a la consulta.
Muy importante: si la llamada es por una urgencia o por una primera visita, conviene darle prioridad en nuestra agenda, siempre respetando los tiempos y tratando de no colapsar al clínica.
4. Mantener las formas… hasta el final
No está de más recordar que es esencial mantener un trato excelente en todo momento. ¿Cómo conseguirlo? Algunas claves son la escucha activa, anotando todo aquello importante que nos explique el paciente durante la llamada. No olvides mantener un tono amable y cercano en todo momento, así como dar explicaciones claras y concisas ante sus dudas.
El paciente ya ha concertado cita, nos relajamos y le despedimos de cualquier manera. ¡Error! Después de acordar la cita es muy importante desearle un buen día, recordar que le esperamos, despedirlo con su nombre… En conjunto, una despedida que le haga sentir que ha escogido una clínica dental diferente.
Atención telefónica de la clínica dental: conclusión para no cometer errores
Solucionando estos errores, tu atención telefónica no sólo mejorará; se convertirá en un elemento que diferencie tu clínica dental del resto. En AESINERGY somos expertos en gestión dental y podemos ayudarte en tanto en la gestión del paciente como en la gestión estratégica de la clínica.
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