Hoy, en AESINERGY, te daremos unos cuantos consejos para que logres llevar de forma efectiva la gestión de la agenda de tu clínica dental.

La organización óptima de la agenda no es algo que se consiga instintivamente o de forma aleatoria.

Todo lo contrario: conseguir una agenda optimizada y, por lo tanto, una buena gestión, requiere de un análisis detallado. Esto hará posible que cada turno, especialidad y cita encuentren sus sinergias, contribuyendo a una producción y facturación estables.

¿Por qué es tan importante la gestión de agenda?

En muchos artículos, nos hemos centrado en explicar la importancia de lograr una buena gestión de los distintos procesos que forman parte de una clínica dental.

Sabemos a ciencia cierta que las acciones que parten de una estrategia son mucho más efectivas que las basadas en intuiciones e improvisaciones.

Es por esto que las agendas son grandes aliadas a la hora de catapultar un modelo estratégico y meditado. Entre sus ventajas, contribuyen a disminuir el estrés producido por la carga laboral, así como a aumentar la producción y la facturación de la clínica.

A continuación te explicamos qué debes tener en cuenta para lograrlo.

¿Qué aspectos básicos debes tener en cuenta?

La organización es una de las claves en la gestión de la agenda de tu clínica dental. Para ello, deberás tener en cuenta tres aspectos básicos: las diferentes especialidades, los turnos y los tipos de citas.

Tener en cuenta esta distribución te permitirá revisar de forma clara la agenda correspondiente a cada doctor y doctora, así como sus turnos ya establecidos y los tiempos de los tratamientos preestablecidos.

No obstante, hay otros aspectos estratégicos que también debes considerar para alejarte cada vez más de ser un gestor intuitivo cuya única misión es “cubrir huecos”.

¿Qué estrategias puedes aplicar en la gestión de la agenda?

Una vez los aspectos básicos están cubiertos, es el momento de desarrollar un protocolo de trabajo que sirva para marcar la diferencia.

Para ello, necesitarás identificar los diferentes tipos de citas:

  1. Tratamientos
  2. Revisiones
  3. Urgencias
  4. Primeras visitas

Además, deberás determinar la duración aproximada de cada modalidad de cita. Y es que, una vez has identificado el tipo de cita, la especialidad y el turno, necesitas saber cuánto tiempo requiere el tratamiento a realizar.

Qué estrategias puedes aplicar en la gestión de la agenda

Personalizar estos tiempos es un paso cualitativo muy a tener en cuenta. Aunque a veces se personaliza, muchas recepcionistas agendan echando mano de los tiempos predeterminados, sin comprobar si realmente ese es el tiempo requerido por el profesional correspondiente.

Disponer de esta información te ayudará a evitar retrasos en la agenda, o que haya descompensaciones de tiempo y quede tiempo improductivo entre visitas.

Esto también favorece la reducción del estrés laboral, ya que es muy habitual trabajar con un ritmo frenético que puede evitarse mediante una buena gestión de agenda.

¿Qué debes tener en cuenta a la hora de agendar las primeras visitas?

Es imprescindible que, a la hora de agendar a un paciente que te va a visitar por primera vez, tengas en cuenta algunos aspectos:

  • Saber cómo ha conocido tu clínica dental. Esto facilitará una mayor fluidez en la conversación.
  • Calcular los tiempos. Una vez identifiques el motivo de la consulta, debe agendarse con el especialista valorando que se disponga del tiempo suficiente para atenderle. Además, hay que tener en cuenta que el tiempo de toma de datos no debe ocupar tiempo de la propia consulta.

Por ejemplo: Si el doctor o la doctora tiene hueco a las 15:30h, se le pedirá al paciente que acuda antes para la toma de datos, con unos 10 o 15 minutos de antelación.

De esta manera, podrás reducir el tiempo de espera de la primera visita, y no generarás tiempos improductivos en la agenda del doctor.

¿Cómo agendar las urgencias?

Este tipo de citas suelen retrasar en gran medida la planificación diaria de la clínica. Esto se debe a que muchas veces se comete el error de agendar las urgencias con cita concertada, cuando tras realizar una primera toma con el paciente este nos comunica las molestias que padece.

Ejemplo: “Señora María, venga a las 11h para que el doctor/a la visite.”

Mientras tanto, en la agenda, has duplicado esta urgencia con una primera visita o con un tratamiento de medidas o conservadora.

Cuando la señora María llega a la clínica, verá que han pasado ya 20 minutos de larga espera que se añaden al dolor que lleva consigo. Esto hará que se ponga nerviosa y reclame, ocasionando una situación no deseada en la clínica.

Evitar esta situación requiere de una visión de agenda global. Para ello, es importante hablar siempre en intervalos y no concretar hora a no ser que tengas un hueco libre.

Alternativas para agendar las urgencias

Primero de todo, hay que tener en cuenta que el dolor nos hace ser más impacientes, y también provoca que los tiempos de espera se hagan más largos, lo que incrementa la incomodidad.

Para evitar malas situaciones con los pacientes, es importante tener una agenda bien distribuida y analizarla, eligiendo la franja horaria más adecuada para incluir la urgencia.

Esto te permitirá añadir la visita sin que suponga un excesivo perjuicio para los pacientes citados, y para que la paciente en cuestión sienta que no tiene que esperar demasiado.

“Señora María, entiendo que tiene mucho dolor, ¿le va bien venir sobre las 11h? No puedo darle una hora concreta porque la agenda ya está completa, pero podremos atenderla entre las 11 y las 12h. 

En caso de preveer el tiempo de espera, se lo podemos comunicar a la paciente. Como siempre, es importante optar por tener la máxima comunicación y transparencia con el paciente.

¿Cómo agendar las revisiones?

Agendar revisiones casi siempre genera dudas sobre cuál es la mejor manera de proceder.

Ponemos algunos ejemplos:

  • Agendar a través de la gestión de recall o rellamada.
    • Es importante tener claro que desde la gestión del recall puedes ofrecer aquellos turnos que más te convengan y que, asimismo, le vayan bien al paciente.
    • Antes de iniciar la ronda de llamadas, es fundamental tener la previsión de las horas libres que podemos ofrecer. De esta manera, lograrás que la agenda esté realmente dimensionada y distribuida “según la marcha”.
  • Llamar al paciente durante el mes en que tiene que realizarse la revisión.
  • Ofrecerle las horas que más nos cuesta agendar, como por ejemplo, las primeras horas de la jornada.

¿Por qué no aconsejamos agendar directamente al paciente?

Muchas clínicas dentales gestionan las visitas directamente desde la agenda. Sin embargo, cuando llega la semana o incluso el día de la visita, al paciente se ha olvidado o le ha surgido un imprevisto que requiere cambiar la cita, lo que altera la productividad.

La consecuencia de esto es que queden huecos libres que, en algunas ocasiones, no se recuperan. En estos casos, es muy importante revisar las agendas de forma periódica.

Revisión semanal de las agendas

A veces es difícil que, durante el ajetreo del día a día, el protocolo se lleve a cabo de forma correcta y puntual. Para remediarlo, hay varios puntos importantes a tener en cuenta a la hora de realizar el seguimiento:

  • Ver las primeras visitas de que dispones a una semana vista. 
  • Identificar posibles “huecos” libres.
  • Que las agendas estén optimizadas. No es óptimo encontrar una agenda solo con revisiones; con una planificación semanal se puede corregir.
  • Valorar si dispones de tiempo para atender a pacientes de seguimiento de presupuesto que quieran valorar opciones de pago.
  • Controlar las entregas para confirmar las prótesis.

Revisión diaria de las agendas

En este caso, conviene revisar los siguientes puntos:

  • Verificar que los tiempos de los tratamientos sean correctos.
  • Verificar cuál es la disponibilidad de citas que tienes para una posible urgencia o un posible retraso, con el fin de poder adelantarte y realizar una gestión efectiva.
  • Revisar los datos introducidos de la primera visita (referidores, datos completos, posibles duplicaciones, qué doctor visitó al paciente, qué presupuestos se ha confeccionado o ha sido aceptado, etc.).
    • Verificar estos datos aumentará tu control de lo que ocurre en la clínica con tus pacientes.

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Una gestión óptima de tu agenda te permitirá alcanzar nuevos vuelos en tu clínica dental. Si quieres lograr un cambio efectivo, tan sólo tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo de profesionales.

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