La experiencia de un paciente en una clínica dental empieza desde la primera toma de contacto y se prolonga hasta la finalización del servicio.
Lograr que dicha experiencia sea satisfactoria es imprescindible tanto para la aceptación de los tratamientos como para garantizar la fidelización, puntos clave en la consecución del éxito.
Para ello, es necesario trabajar al detalle las diferentes fases de la atención al paciente, revisando los protocolos para asegurar un clima de comunicación y confianza.
Desde AESINERGY, te explicamos 5 claves a tener en cuenta sobre la recepción en una clínica dental.
Contenido
Recepción en una clínica dental: la primera toma de contacto
Aunque la comunicación entre el centro y el paciente ya se habrá establecido previamente -ya sea a través de la atención telefónica como vía email o redes sociales-, la primera toma de contacto real tiene lugar con la recepción en una clínica dental.
El momento en que se produce la atención presencial es vital en la impresión que el paciente obtiene. Y es que bastan unos pocos segundos para percibir toda una serie de estímulos que irán a favor o en contra de la percepción que se obtiene de un servicio.
Si la impresión es buena, irá directamente ligada a sensaciones de tranquilidad, confianza y seguridad. Por lo tanto, es muy importante trabajar en los protocolos de recepción en una clínica dental para conseguir que esta fase de la experiencia resulte positiva.
Aspectos clave de la recepción en una clínica dental
La bienvenida
El protocolo mediante el cual se da la bienvenida a un paciente merece un estudio en detalle. Por ejemplo, conviene establecer el tipo de trato que el recepcionista dispensará a los pacientes.
Para ello, el personal deberá reunir requisitos como la simpatía y un carácter empático. Está comprobado que un trato cercano, cálido y natural ayuda a que los pacientes se relajen, evitando sensaciones asociadas a las visitas al dentista como son el miedo y los nervios.
En este punto también es importante dejar claros los protocolos de atención para no exceder la línea entre el paciente y el recepcionista, evitando sobrepasar la confianza.
La primera toma de contacto también sirve para determinar si se trata de una primera visita, lo que derivará en un protocolo ligeramente diferente mediante el cual obtendrás información de utilidad.
Introducir elementos como ludotecas para los más pequeños o pantallas informativas para que los adultos puedan entretenerse son elementos que ayudarán a diferenciar tu clínica dental de la competencia.
La ficha de primera visita
Cuando se trata de la primera visita de un paciente, es importante que la recepción en la clínica dental también sirva para proporcionar un formulario que debe rellenarse.
La ficha de primera visita tiene dos finalidades fundamentales. Por un lado, el paciente verá de forma positiva la muestra de interés y meticulosidad por parte del centro. Por otro lado, la clínica obtiene información vital sobre el paciente, permitiendo conocer más en detalle su historial, sus hábitos y otros datos de interés médico.
Siempre que sea posible, es recomendable rellenar la ficha de primera visita con el paciente. De este modo lograremos afianzar la cercanía y la confianza con el paciente, permitiéndonos conocer aspectos que perderíamos de otro modo.
La percepción de las instalaciones
Desde el momento en que el paciente pone un pie en las instalaciones debe garantizarse la sensación de pulcritud y orden. Sin embargo, esto no significa que la clínica dental tenga que ser un lugar frío y aséptico.
Una de las claves de la recepción en una clínica dental es lograr un entorno acogedor y que, al mismo tiempo, refleje los estándares de calidad de la clínica dental.
Sin duda, una fórmula ganadora para que el paciente se sienta a gusto y seguro de su elección.
La sala de espera
El tiempo que transcurre en la sala de espera también es muy importante. La planificación del espacio debe tener en cuenta el bienestar del paciente.
Para ello, la sala debe estar surtida con todo lo necesario para garantizar su comodidad, procurando un ambiente relajado y acogedor.
Introducir elementos como ludotecas para los más pequeños o pantallas informativas para que los adultos puedan entretenerse y obtener información adicional son elementos a considerar que ayudarán a diferenciar tu clínica dental de la competencia.
La correcta gestión de los tiempos de espera
Finalmente, otro aspecto esencial en la recepción en las clínicas dentales es la óptima gestión de los tiempos de espera.
Evitar las salas atestadas y priorizar el cumplimiento de los tiempos de espera son ingredientes vitales para garantizar la satisfacción del paciente.
Para ello, la planificación es esencial. En caso de que tenga lugar un retraso, es muy importante que el personal de recepción informe debidamente sobre el contratiempo.
El paciente debe sentirse atendido en todo momento, y el protocolo debe incluir modos de actuación en caso de superar determinados tiempos de espera.
Dependiendo del tiempo transcurrido se pueden ofrecer disculpas, explicar los motivos del retraso o incluso facilitar opciones para que el paciente pueda acudir otro día.
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